El Trabajo remoto en la Empresa o teletrabajo

El Trabajo remoto en la Empresa o teletrabajo

El teletrabajo ha sido una explosión impresionante sobre todo debido a la pandemia de coronavirus que obligo a las empresas a optar entre otorgar licencias a sus empleados o implementarlo a la fuerza. Pero es importante entender que el teletrabajo fracasa en entornos forzados y muy probablemente tu empresa no esté preparada para el teletrabajo.

En el este articulo vamos a hablar de cómo los jefes, los empleados, los freelancers y básicamente cualquier profesional, ya sea que manejes un equipo o que tú estés en un equipo de trabajo, puedan implementar el teletrabajo sin fracasar y que esta sea una oportunidad para llevar tu empresa a un nuevo nivel, con trabajadores remotos desde oficinas, coworking o desde sus casas.

Por supuesto vamos a comentarte las diferentes herramientas las empresas usan y como el uso correcto de este software puede hacer toda la diferencia. Te adelanto que si no tiene algún sistema de gestión documental muy probablemente tu empresa ya lo está haciendo mal, también quiero hablarles de los elementos humanos que hacen que el teletrabajo salga mal como por ejemplo no tener un contrato de trabajo, y no hable de un contrato con la empresa sino con su familia. No entres en pánico no es tan complicado como crees y muy probablemente te va a abrir la mente a un mundo increíble, no es justo que la forma en la cual las empresas se acerquen al teletrabajo esté conectada con un pánico mundial debido a cosas fuera de tu control, pero está en nuestro control hacer que todo esto salga bien.

Es más difícil para los jefes, que para los trabajadores del teletrabajo

Es más difícil para los jefes, para los fundadores o para los ejecutivos lidiar con el mundo del teletrabajo que para las personas que hacen trabajos creativos. Esto es porque los jefes vivimos en una agenda basada en reuniones, calendarios, comunicación, en ayudar a las personas de nuestros equipos de forma directa. También hay una razón importante por la cual esto ocurre y es que, probablemente, si ustedes fueron los fundadores de sus empresas aun recuerden cómo era cuando la empresa cabía entre cuatro paredes con decisiones se tomaban a ultra alta velocidad y de repente enfrentarse a algo como esto donde ya no hay nadie, y eso es muy muy pesado. Hay una serie de principios que si los sigues como jefe vas a poder no solamente sobrevivir sino muy probablemente mejorar tu cultura de trabajo remoto.

El principio número 1 es el trabajo asincrónico:

En una empresa tradicional en donde todos están viéndose cara a la cara, si haces una pregunta obtienes una respuesta y continuar con el proceso. Todo esto ocurre de una manera serial, pero tienes que empezar a pensar en que todos los procesos de tu empresa van a migrar a un mundo paralelo donde tienes que ver varias cosas al mismo tiempo. Al principio creerás que esto es un poco más lento, pero en realidad cuando se acostumbran son menos cambios y menos back and forth y los resultados serán más eficientes.

El segundo principio es el de la fuente de la verdad y es extremadamente importante:

En una empresa normal cuando tienes una oficina un problema típico es que la verdad está distribuida entre los diferentes ejecutivos o empleados de tu compañía lo que significa que cuando quieres una respuesta levantas el teléfono y preguntas.

Normalmente, la gran habilidad de los ejecutivos es que saben quién tiene la respuesta. Pero esto no es una buena forma de manejar una empresa remota porque en un mundo asíncrono no puede tener una respuesta inmediata de un humano para ello tú necesitas una sola fuente de verdad. Por ejemplo, a estas alturas tú empresa debería tener un sistema de comunicación en tiempo real no basado en correo electrónico ya que las empresas que sólo tienen correo electrónico no sobreviven a un mundo de trabajo remoto.

Es conveniente tener cosas como Slack, RocketChat, Mattermost, opsgenie o algunas otras herramientas de chat y por el amor a todo lo puro y hermoso de este mundo no usen whatsapp para comunicarse.

Whatsapp mata la comunicación en tiempo real y acaba la productividad no basen su comunicación en grupos de whatsapp.  Pero ninguno de los nombrados es una buena fuente de verdad porque son un sistema caótico. Solo son una buena fuente de comunicación e interacción cultural que puede ayudarte con el sentimiento de aislamiento social implícito del trabajo remoto. Y esto nos lleva al 3er

Principio de la gestión documental

Contar con una buena base de datos colaborativa de archivos con un sistema muy fuerte de permisos e índices, o lo que se llama un knowledge management systems o sistemas de manejo del conocimiento. Este es el momento en donde tu empresa ya debería tener muy claro cuál es su misión y cuáles son sus valores, si ustedes tienen escrito por allí en algún documento, o en la pared pintado la misión de la empresa y los valores y es una estas misiones que tus empleados o tu equipo de trabajo no pueden mencionar escribiste una mala misión o tienes unos malos valores. Es importante que todas las personas del equipo lo tengan claro, si tú no tienes una misión clara y unos valores claros tu cultura en un mundo remoto se va a romper. Para ello tienes que tener mente el principio número 4.

El principio numero 4 es

No crear ciudadanos de segunda clase:

Es posible que haya más personas que vayan a la oficina de los que están remoto y muy posiblemente cuando tengas que resolver un problema y la persona con la que realmente quería hacerlo no está mejor lo hago más rápido con quién está en la oficina, ahí estás creando ciudadanos de segunda clase.

Un ejemplo típico de ciudadanos de segunda clase es este; imagina que tienes un equipo de diez personas y haces una llamada en video llamada, pero de esas diez personas tres están en la oficina y esos tres se reúnen todos en un computador mientras que el resto está distribuido en su propia máquina esto hace que los tres que están distribuidos en una sola computadora empiecen a charlar mientras están muteados (Y yo no opino lo mismo, y yo creo que es otra cosa, etc.) y no están enfocados, si una sola persona está en remoto todos deberían estar en su propia laptop o en su propia computadora enfocados en la charla, no puedes crear ciudadanos de segunda clase porque lo que estás haciendo es discriminarlos y siempre deberían tener audio e imagen impecable.

El principio número 5 es

Aprender a escribir con datos:

Resumir al extremo con un máximo de 30 palabras, quita adjetivos. Nunca envíen su primer draft con lo primero que escriben. Antes de darle Enter volverlo a leer y rehacerlo al 50% el tamaño. Solo existen cuatro posibles respuestas a una pregunta, si, no, los datos que te pidieron o no lo sé, pero te lo averiguo y genero un compromiso de follow ask.

Como consejo final para todos los jefes empresarios emprendedores fundadores ejecutivos líderes gerentes no les teman a los pijamas, témanle a no dejar ir el control. Muchos de ustedes le temen al trabajo remoto porque creen que es un trabajador que va a trabajar en pijamas de la casa, que no se va a despertar, eso no debería ser un problema porque es irrelevante. Parte del temor del trabajo remoto y el teletrabajo es el control que tienes sobre tu equipo que cómo se visten, a qué hora llegan cómo se comportan y demás, pero eso es irrelevante, lo único que importa es el rendimiento la comunicación efectiva pragmática y asertiva y que toda la gente esté bien.

Confía en los adultos en los que contrataste o contrata mejores adultos

Y en ese sentido práctica una compasión agresiva lleva tu compasión a un nivel mucho más alto.

Ten en mente que tus empleados van a estar lidiando con sus niños, porque tampoco van a estar en el colegio, con sus parejas, con que se rompió un tubo en la casa, con que en ocasiones internet no va a estar tan estable, con que sienten el temor de que como ellos están trabajando remoto de otras personas que está yendo a la oficina. De pronto los van a despedir porque ya no van a estar ahí porque como ya no aparecen cara a cara en el puesto de trabajo entonces no van a ser considerados para promociones o ascensos las personas van a tener temor y el trabajo número uno de un líder es absorber la incertidumbre hasta somos seres humanos.

Uno de los problemas del trabajo remoto en la empresa es que se pierde la “serendipia”.

La vida es una combinación de dos cosas, los objetivos y los resultados de alta calidad. Pero la realidad es mucho más compleja y cuando ustedes por primera vez están probando el teletrabajo o trabajo remoto van a enfrentarse con las cosas que pierden al estar socialmente aislados.  

Principalmente se pierden las expresiones faciales los tonos de voz los gestos sociales y los ritos culturales. Estos son parte de lo que nos hace una sociedad como decir hola, saludar, salir a comer, tener llamadas o encontrarse en el pasillo.

A esto se llama “serendipia”, que son esos momentos en donde de repente me encuentro a alguien con quien no habló hace rato en el ascensor charlamos, se nos ocurre una idea y esa idea se vuelve un proyecto increíble.

Esos ritos dejan de existir, pero podemos crearlos con un setup mínimo y muy sencillo, solo se necesita una webcam decente, un micrófono y una fuente de luz correcta. Es muy importante que puedan verse, que el micrófono sea impecable, simplemente no usen el micrófono de la laptop tengan un micrófono impecable y trabajar un entorno de silencio en particular cuando tengas videollamadas. Estas son muy importantes para mantener una cultura sólida en el trabajo remoto. Y por supuesto internet estable.

El contrato de teletrabajo con la familia

Como último punto que muchos ignoran al preparar un entorno de trabajo es que los trabajadores hagan un contrato de trabajo con su familia.

Todos los integrante de la familia debe saber que esos días en los que va a estar en su casa no podrán contar con usted.

Eso significa que:

No va a poder atenderlos si necesitan que alguien vaya al mercado a comprar pan, que si se rompió algo, si hay que limpiar, o el hijo está necesitando cualquier cosa, no será su primera opción porque simplemente está trabajando y necesita minimizar las interrupciones con la familia.

Al principio la familia va a pensar que está en modo sábado o domingo y que puede hacer lo que hacen un sábado o un domingo. Es necesario tener un entorno aislado de preferencias un cuarto acondicionado de la casa y que tengan el contrato claro desde el primer día no. “Yo no estoy disponible para labores familiares, estoy trabajando”

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